¿Cómo sabes si las copias de seguridad de tu empresa funcionan de verdad?

¿Por qué «tenemos copias» no es suficiente?

Tener copias y poder recuperarte son dos cosas distintas. Una copia puede estar incompleta, dañada o guardada en un sitio al que no llegas el día que la necesitas.

INCIBE lo explica en «Backup: primera línea de defensa»: las pruebas de restauración sirven para garantizar que funcionan el sistema de restauración, el de generación de copias, la propia copia y los soportes donde se guarda. Es decir, toda la cadena.

En el ejemplo de informe que enseño en la web, el hallazgo se titula «La capacidad de recuperación no está demostrada». Es un ejemplo con datos ficticios. Pero resume la pregunta correcta: no si hay copias, sino si alguien ha demostrado que se pueden recuperar.

Una copia que nadie ha probado es una promesa, no una garantía.

¿Cuánto tiempo puede estar parada tu empresa y cuántos datos puede perder?

Antes de hablar de copias, decide dos cosas como dirección. Son decisiones de negocio, no técnicas. INCIBE usa estos tres conceptos en su guía sobre las fases de un plan de continuidad de negocio:

• Tiempo de recuperación (RTO). El tiempo que un proceso permanece detenido hasta que se restaura. Dicho de otra forma: cuánto tardas en volver a trabajar.
• Datos que puedes perder (RPO). Mide cuánto depende tu actividad de que los datos estén al día. Si copias una vez al día, en el peor caso pierdes el trabajo de un día.
• Tiempo máximo tolerable de caída (MTD). El tiempo que un proceso puede estar caído antes de que las consecuencias sean desastrosas para la empresa.

La regla es sencilla. Tu tiempo de recuperación real tiene que quedar por debajo del máximo tolerable. Y si nadie lo ha medido, no lo sabes.

Piénsalo por procesos, no por equipos. No es lo mismo la facturación que una carpeta de archivos antiguos.

¿Qué cinco preguntas debes hacer a tu proveedor sobre las copias?

1. ¿Qué se copia exactamente? Servidores, carpetas compartidas, correo, programa de gestión y bases de datos. Lo que no está en la lista, no está protegido.
2. ¿Cada cuánto se copia? La frecuencia marca cuántos datos puedes perder.
3. ¿Dónde se guardan? INCIBE recomienda guardar las copias en una ubicación física distinta de la de los datos originales, para protegerlas de incendios, inundaciones, robos o virus.
4. ¿Cuándo fue la última prueba de restauración, qué se restauró y cuánto tardó? Pide la respuesta por escrito.
5. ¿Quién puede restaurar si tú no estás? Si la respuesta es una sola persona, tienes otro riesgo. Lo explico en qué pasa si se va quien lleva tu informática.

Una respuesta vaga a la cuarta pregunta ya es una respuesta. Puedes pedir estas pruebas a tu proveedor sin que suene a desconfianza.

Si no te saben responder, el Diagnóstico IT lo comprueba por escrito.

¿Qué es la regla 3-2-1 y la cumple tu empresa?

Es una estrategia que INCIBE recomienda en su guía de copias de seguridad. Se basa en diversificar las copias para que siempre haya alguna recuperable:

• 3 copias de cualquier archivo importante: el original y dos copias.
• 2 soportes distintos, para que un mismo fallo no se lleve las dos copias a la vez.
• 1 copia fuera de la empresa. La nube es una opción habitual.

INCIBE también aconseja no confiar solo en un sistema que no depende de ti y tener siempre un «plan B», en local o en un servidor fuera de la empresa.

Para saber si la cumples, pide a tu proveedor un esquema sencillo: qué se copia, dónde está cada copia y en qué soporte. Si cabe en una hoja, mejor.

¿Están protegidas tus copias ante un secuestro de datos?

Un secuestro de datos (en inglés, ransomware) cifra tu información y pide un rescate. INCIBE explica en su guía sobre este tipo de ataques que la mejor opción para recuperarte es restaurar desde una copia de seguridad.

El problema es que algunas variantes también cifran las copias que encuentran en la red. Por eso INCIBE recomienda:

• Guardar las copias en un lugar diferente al servidor de archivos.
• Siempre que sea posible, tener copias en soportes que no estén conectados a la red.
• Desactivar la sincronización permanente de las copias en la nube.
• Comprobar con regularidad que las copias funcionan y que sabes recuperarlas.

Haz a tu proveedor una pregunta concreta: si mañana cifran el servidor, ¿qué copia queda fuera de su alcance?

¿Y las copias de Microsoft 365?

Aquí no te voy a dar una respuesta general, porque depende de tu contrato y de cómo esté configurado. Lo que sí puedes hacer es preguntar:

• ¿Tenemos una copia del correo, OneDrive, SharePoint y Teams aparte de lo que trae Microsoft 365 de serie?
• Si alguien borra una carpeta por error, ¿hasta cuándo podemos recuperarla y quién lo hace?
• Si se elimina la cuenta de alguien que se fue, ¿qué pasa con su correo y sus archivos?
• ¿Cuándo se probó por última vez recuperar algo de Microsoft 365?

Pide las respuestas por escrito. Si no son claras, ese es el hallazgo.