¿Qué pasa si se va la persona que lleva la informática de tu empresa?

¿Cómo saber si tu empresa depende de una sola persona?

Hazte estas preguntas. Si respondes «sí» a alguna, dependes de una persona:

• Solo ella sabe cómo se restaura una copia.
• Las facturas de licencias, del dominio o de la nube llegan a su correo personal.
• El dominio de la empresa está registrado a su nombre.
• Las contraseñas de administración están en su cabeza o en su libreta.
• Cuando está de vacaciones, los problemas esperan a que vuelva.

No es culpa de esa persona. Pasa porque ha ido resolviéndolo todo durante años y nadie le pidió que lo dejara por escrito.

El Diagnóstico IT responde por escrito a esta pregunta: si mañana se marcha, ¿quién podría hacerse cargo?

¿Qué accesos tienen que estar a nombre de la empresa?

Los accesos son de la empresa, no de quien los gestiona. Revisa al menos estos:

• Administración de Microsoft 365 o de la herramienta de correo que uséis. La cuenta principal debe ser de la empresa, y la dirección tiene que poder entrar si hace falta.
• Dominio y DNS. El registro del dominio de tu web y tu correo debe estar a nombre de la empresa, con un correo de la empresa como contacto.
• Rúter y cortafuegos. Las claves de los equipos que conectan la oficina a internet.
• Copias de seguridad. El acceso a la herramienta de copias y al lugar donde se guardan.
• Licencias y contratos. Las cuentas de fabricantes y proveedores, con la facturación a nombre de la empresa.
• Servicios en la nube. Cualquier cuenta de alojamiento, almacenamiento o servidores.

Guarda las claves maestras en un gestor de contraseñas de la empresa o en un sobre cerrado que custodie la dirección. Lo importante es que no dependan de la memoria de nadie.

¿Qué documentación mínima necesitas?

No hace falta un manual. Hace falta lo justo para que otra persona pueda seguir:

• Inventario de sistemas críticos: qué hay, dónde está y para qué sirve.
• Responsable de cada sistema, de dentro o de fuera, con su contacto.
• Procedimiento de copia y restauración. INCIBE recomienda documentarlo para agilizar la recuperación «ante una contingencia o ausencia del personal habitual».
• Contactos de escalado: a quién llamar si falla el correo, internet o el programa de gestión.
• Lista de contratos y renovaciones, con las fechas de preaviso.

Una prueba sencilla: pide a otra persona que restaure un archivo siguiendo solo la documentación. Si no puede, todavía no sirve. Te explico cómo hacerlo en cómo comprobar tus copias de seguridad.

¿Qué hacer si la salida ya está anunciada?

Si ya sabes que se va, tienes una ventaja: tiempo. Úsalo para un traspaso ordenado.

1. Habla con esa persona con naturalidad. Planteadlo como un traspaso, no como una revisión de su trabajo.
2. Pide primero los accesos de la lista anterior y comprueba que funcionan.
3. Pide la documentación mínima y revisadla con quien vaya a sustituirla.
4. Haced juntos una restauración de prueba antes de su último día.
5. El último día, cambia las contraseñas y retira sus accesos, también los remotos. INCIBE recomienda fijar al terminar un servicio qué activos se devuelven y cómo se eliminan los permisos de acceso.

Si la salida es tensa o repentina, empieza por lo más crítico: el dominio, la administración del correo y las copias.

¿Y si la dependencia es de tu proveedor externo?

Es el mismo problema con otro nombre. Si solo tu proveedor tiene las claves y el conocimiento, dependes de él para todo. También para cambiar de proveedor.

Aplica la misma lista: accesos a nombre de la empresa, documentación mínima y una copia que no dependa solo de él. Si estás pensando en cambiar, te explico el orden en cambiar de proveedor informático sin parar la empresa.

Y si quieres el contexto general, empieza por qué es una segunda opinión informática.