¿Qué debes revisar antes de cambiar de proveedor informático?

¿De verdad necesitas cambiar o necesitas control?

A veces el problema no es el proveedor. Es que nadie le ha pedido un alcance claro ni pruebas de su trabajo.

Antes de cambiar, prueba a pedirle lo que explico en cómo comprobar si tu proveedor cumple. Si responde bien, quizá baste con ajustar el contrato. Si no responde, ya tienes argumentos.

Antes de firmar con otro proveedor, una segunda opinión te dice si el problema es el proveedor o la falta de control. Cambiar sin entender qué fallaba puede llevar el mismo problema al proveedor nuevo.

¿Qué tiene que estar en tu poder antes de avisar?

• Los accesos de administrador de Microsoft 365, del dominio, del rúter y el cortafuegos y de la herramienta de copias.
• El dominio a nombre de la empresa, con un correo de la empresa como contacto.
• Las licencias y las cuentas de fabricantes a nombre de la empresa, para que no se queden con el proveedor.
• Un inventario de lo que gestiona el proveedor.
• Una copia de seguridad propia y verificada, que no dependa del proveedor que se va. Verificada quiere decir restaurada al menos una vez. Te explico cómo comprobarlo.

Si falta alguna de estas piezas, consíguela antes de comunicar el cambio. Si la dependencia es de una persona, el proceso es parecido: lo cuento en si se va quien lleva tu informática.

¿Qué dice tu contrato sobre la salida?

Lee el contrato con cuatro preguntas:

• ¿Cuánto preaviso exige y desde cuándo cuenta?
• ¿Se renueva solo si no avisas?
• ¿Qué te devuelve: equipos, documentación, licencias y datos?
• ¿Cómo y cuándo borra la información de tu empresa que tenga en sus sistemas?

INCIBE recomienda dejar claro, al terminar un servicio, qué activos se devuelven, cómo se eliminan los permisos de acceso y cómo se borra la información sensible guardada en los servidores del proveedor. Si tu contrato no lo dice, acuérdalo por escrito como parte de la salida.

Esto no es asesoramiento legal. Si tienes dudas sobre alguna cláusula, consúltalo con tu asesor.

¿En qué orden se hace el cambio?

De lo menos crítico a lo más crítico. Y con un tiempo en el que los dos proveedores conviven.

1. Traspaso de información: el nuevo proveedor revisa el inventario y la documentación.
2. Primero, los servicios de menor impacto: por ejemplo, el soporte a los puestos de trabajo.
3. Copias de seguridad: el nuevo proveedor configura las suyas y hace una restauración de prueba antes de retirar las anteriores.
4. Al final, los servicios críticos: correo, servidores y programa de gestión, en un momento de poca actividad.
5. Un plan de vuelta atrás para cada paso: qué hacer si algo falla.

No te doy plazos, porque dependen de cada empresa. Lo que sí importa es no apagar nada del proveedor anterior hasta comprobar que lo nuevo funciona.

¿Qué hacer el último día?

• Cambiar las contraseñas de las cuentas de administración.
• Retirar los accesos remotos del proveedor que se va.
• Quitar de tus equipos sus herramientas de gestión y supervisión.
• Pedir confirmación por escrito del borrado de tus datos en sus sistemas.
• Comprobar que dejan de llegar sus facturas.

Es lo mismo que harías cuando se va un empleado. No es desconfianza. Es orden.

¿Qué debe entregarte el nuevo proveedor desde el principio?

Lo necesario para que no se repita el problema. Pide desde el principio:

• Un inventario actualizado al que la empresa tenga acceso.
• Acuerdos de nivel de servicio claros. Te explico qué deben incluir.
• Pruebas de restauración con fecha y resultado.
• Las cuentas de administración a nombre de la empresa.
• Las condiciones de salida por escrito.

El mejor momento para acordar cómo terminará la relación es cuando empieza.